CONTABILIDAD:
Es la ciencia y el arte de anotar en libros adecuados, las operaciones financieras de una entidad u organización, con el propósito de determinar cuales han sido sus resultados económicos y su situación financiera.
a) Ciencia: Porque investiga, revisa y analiza en busca de resultados.
b) Arte: Porque registra utilizando técnicas adecuadas.
La contabilidad, es esencial para la operación exitosa de cualquier entidad o negocio con o sin fines de lucros.
TERMINOLOGIAS CONTABLES (LENGUAJE)
Debe: es igual al débito, que significa entrada en término cuantitativo y se define como la casilla de los libros de contabilidad donde se anotan las entradas que se produzcan.
Haber: es igual al crédito que significa salida y se define como la casilla de los libros de contabilidad donde se anotan las entradas que se produzcan.
Balance: es la diferencia existente entre la suma de las anotaciones la suma de las anotaciones del HABER
Cuenta de Activo: agrupa los elementos patrimoniales que significan bienes y derechos.
Cuentas de Pasivo: agrupa los elementos que significan para la empresa deudas u obligaciones.
Cuenta de capital neto: está formado por la cantidad que hay en caja, banco, cuentas por cobrar y mercancías, menos las deudas o cuentas por pagar.
SISTEMAS CONTABLES:
Es el conjunto de formas o normas creado para el registro o anotaciones de las operaciones financieras de una empresa, negocio o institución a través de libros o libretas, documentos y controles.
a) Libros: conjunto de libretas con rayados adecuados, utilizados para las anotaciones de las operaciones financieras.
b) Documentos: conjunto para el aval de las anotaciones.
c) Documentos: conjunto de medidas y procedimientos que hacen posible que una organización opere e conformidad con los planes y políticas de la gerencia
El objetivo fundamental de un sistema de contabilidad es información útil.
El objetivo de un sistema de control interno, es mantener a la empresa operando de acuerdo con los planes o políticas de la gerencia.
El sistema de contabilidad depende de los procedimientos del control interno para asegurar la confiabilidad de los datos contables. Estos dos sistemas están estrechamente relacionados; pues cada uno depende considerablemente del otro.
Hay tres tipos de sistemas contables:
Simple, por partida doble y Compurizada
a) Simple: es aquel que no utiliza los libros legales que requiere la ley, y sólo utiliza libros auxiliares.
b) Por partida doble: fue creado por Fray Lucas Parcioli de Venecia, en 1494 y aplicada en 1519, utiliza los libros que requiere la ley y los auxiliares cuyas anotaciones se efectúan a mano.
c) Computarizado: para las anotaciones utiliza aparatos computadores con Diskette y disco duro.
El sistema de contabilidad de las Cooperativas Escolares, es un sistema contable sencillo o simple, y consiste en lo siguiente:
- Tarjeta de Ahorros
- Cuenta Individual del Socio
- Formulario reinventario de mercancías
- Un libro de Ingresos
- Formulario de reporte financiero
1- Tarjetas de ahorro: Sirve para las anotaciones de los depósitos, retiros y excedentes ( interés) que obtenga el socio luego de pasarse los inventarios. Esta tarjeta el socio/a debe mantener en su poder.
Caso Ilustrativo
Nombre: No.
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FECHA |
DEPOSITO |
INTERESES |
BALANCE |
FIRMA |
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2- Cuenta Individual del Socio: Se utiliza para el registro individual de todas las operaciones del socio, la cual va a servir de aval para las anotaciones en la tarjeta; y debe permanecer en la cooperativa.
Caso Ilustrativo:
Nombre: _______________________ Cuenta No. __________
Escuela: _______________________________
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FECHA |
DETALLES |
FOLIO |
DEBE |
HABER |
BALANCE |
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04-02-05 |
Ahorro |
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06-02-05 |
Ahorro |
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10-02-05 |
Ahorro |
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15-02-05 |
Retiro |
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30-02-05 |
Intereses Gan. |
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2.2.- Cuenta individual del socio (Hoja Diseñada).
Hoja No________ Dist. Coop. No______
Nombre del Ahorrante: ____________________________ No.__________
Curso: _____________________________________________________________
_________Escuela_____________________________Telé._____________
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Fecha |
Detalles
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Referencias |
Depósito (DEBE) |
Retiro (HABER) |
Balance |
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Formulario de Inventario de Mercancías
Cooperativa Escolar_____________________ Fecha________
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CANTIDAD |
ARTICULOS |
PRECIO UNITARIO |
TOTAL |
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4- Formulario de Reporte Financiero: Sirve para registrar en término cuantitativo o monetario todas las actividades financieras de la Cooperativa en un momento dado.
Caso Ilustrativo:
Formulario de Reporte Financiero
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COOPERATIVA ESCOLAR RAMON M. |
MELLA |
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Direccíón: Calle 20 #15, Villa Mella |
Lugar: Juana Saltitopa, Sto. Dgo. |
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Telefono 000-0000 |
Fecha : 30-06-97 Asesor: |
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CANTIDAD DE: |
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Socio: 300 |
Inactivos -0- Activos 300 |
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APORTES DE LOS SOCIOS RD$ |
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Activo 10,000.00 |
Inactivos -0- Total 10,000.00 |
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Efectivo en caja RD$ 2,000.00 |
Efectivos en Banco RD$ 3,000.00 |
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Existentencia Mercancia 12,000.00 |
Cuentas por cobrar RD$ 1,000.00 |
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Cuestas por pagar RD$ 1,000.00 |
Prestamo Recibido RD$ 1,000.00 |
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Total a Pagar |
RD$ 2,000.00 |
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Capital Neto |
RD$ 16,000.00 |
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Beneficios del Periodo |
RD$ 6,000.00 |
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Perdida RD$-0- |
Faltantes RD$ -0- |
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RESERVAS |
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RESERVA AYUDA A LA ESCUELA |
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Anterior -0- |
Actual 600.00 Total 600.00 |
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RESERVA EDUCATIVA RD$ |
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Anterior -0- |
Actual 300.00 Total 300.00 |
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RESERVA ESPECIAL RD$ |
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Anterior -0- |
Actual 600.00 Total 600.00 |
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Cantidad a Distribuir RD$ 4,500.00 |
Cantidad por cada peso RD$ 0.45 |
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Observaciones:
Mobiliarios y Equipo:
Un archivo, una grapadora, una calculadora, un abanico.
Presidente Maestro asesor Contador
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5-DEFINICIÓM DE LAS CUENTAS QUE INTEGRAN EL REPORTE FINANCIERO.
Socios activos: son aquellos que se mantienen en participación permanente en las actividades o servicios que ofrece la cooperativa.
Socios inactivos: son aquellos socios que tienen un largo período (más de un año) sin participar en las actividades de la cooperativa.
Socios honoríficos: son aquellos que no son estudiantes. Dentro de este renglón tenemos el personal docente, el personal de apoyo, etc. La participación de este tipo de socios en los beneficios de la cooperativa es limitada, sólo gana intereses hasta trescientos pesos (D$300.00) por cada socio.
Aportes de los socios: es la cantidad aportada por los socios en la Cooperativa Escolar.
Efectivo en Caja: cantidad de dinero en efectivo
Efectivo en Banco: cantidad de dinero en el banco.
Existencia en Mercancías: cantidad de mercancías disponibles en ese momento.
Cuentas por cobrar: es la cantidad de dinero que le deben a la cooperativa
Cuentas por pagar: cantidad de dinero que la cooperativa le debe a otras
Préstamo recibido: cantidad de dinero que la cooperativa tomó prestado a
otros
Capital neto: está formado por: el efectivo en caja en banco, las cuentas por cobrar, y la cantidad de mercancías menos todos los por pagar.
Pérdidas: Esto ocurre cuando los aportes de los socios más las reservas acumulados exceden al capital neto.
Faltantes: esto ocurre cuando surge diferencia negativa entre los aportes de los socios y el capital neto sin la Cooperativa haber realizado ningún tipo de actividad comercial.
RESERVAS APARTADAS
Las normas cooperativitas, contemplan apartar tres reservas que equivalen al 30% de los beneficios del período.
Ese 30% se distribuye de la siguiente manera:
· 20% reserva ayuda a la escuela: Esta reserva es para compra de materiales de limpieza y otras necesidades de la escuela.
· 5% reserva especial: Esta reserva es para eventualidades que se les presenten a la cooperativa.
· 5% reserva educativa: Esta reserva es para los cursos educativos a los socios directivos.
Para la distribución de los beneficios se divide el monto de los beneficios netos entre el monto de los aportes de los socios activos y el resultado de eso se multiplica por el aporte individual de cada socio.
Cantidad a distribuir: Esta equivale al 70% de los beneficios del período, o sea, los beneficios del período menos las reservas.
- Cantidad por cada peso: Es lo que corresponde al socio por cada peso ahorrado.
- Mobiliarios y Equipos: Estos forman parte del activo (bienes) de la cooperativa, por lo que hay que contemplarlos en el reporte financiero
RELACIONES DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS DE LAS COOPERATIVAS ESCOLARES: Para el detalle general de los resultados financieros de las cooperativas escolares.
Relación de las Operaciones Financieras de las Cooperativas.
REGIONAL DE __________________________ No._______
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Nombre de la Escuela |
Cantidad de socios |
Capital aportado |
Capital neto |
Beneficios del año |
Beneficios distribuidos |
Reserva Educativa |
Reserva ayuda a la Escuela |
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PROCEDIMIENTO PARA PASARLES INVENTARIO A LAS COOPERATIVAS ESCOLARES.
1) Mandar a cerrar la puerta del local de expedio de la mercancía de la Cooperativa Escolar.
2) Ir contando cada uno de los tipos de mercancía a precio de compra.
3) Contar el dinero que esté efectivo guardado.
4) Determinar la cantidad de cuentas por cobrar.
5) Procurar la libreta del dinero que está en el Banco para anotar la cantidad en forma de reporte financiero.
6) Determinar la cantidad de cuentas por pagar.
7) Determinar el monto de aportes de los socios activos.
8) Determinar el monto de aporte de los socios inactivos.
9) Determinar la cantidad de socios activos.
10) Determinar la cantidad de socios inactivos.
11) Proceder a llenar el formulario de reporte financiero.
12) Determinar el capital neto, que está formado por: el efectivo en caja + el efectivo en Banco + el monto de las cuentas por cobrar + el monto existencia de mercancías – el monto de las cuentas por cobrar.
13) Determinar los beneficios del año, que están formados por
El capital neto – el monto de aportes de los socios – las reservas anteriores.
14) Efectuar las distribuciones de la forma siguiente:
a) 20% de los beneficios para ayuda a la escuela.
b 5% de los beneficios para reserva educativa.
c) 5 % de los beneficios para reserva especial.
|El monto que sobre es la cantidad a distribuir a los socios, que se divide entre el monto de aportes de los socios activos, después de aportadas dichas reservas.
Instruir a la maestra asesora, para que efectúe o realice la distribución individual a los socios activos, multiplicando el resultado de la operación anterior, por el aporte de cada socio.
Recoger las firmas que indica el formulario de reporte financiero, y luego
Sacarle 7 fotocopias:
*Una para la maestra asesora
*Una para el director (a) de la escuela
*Una para el presidente (a) de la cooperativa escolar
*Una para la regional
*Una para el departamento de Cooperativas Escolares
*Una para el presidente de la sociedad de padres
*Una para el director (a) del distrito.
