Cooperativas Escolares  

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Aspectos Financieros

 

Instructivo de Contabilidad para Cooperativas Escolares

 

 

 

 

INTRODUCCION

 

 

 

 

          Este instructivo servirá de guía a los técnicos regionales y distritales para el manejo financiero y contable de las cooperativas escolares, así como también para los maestros (as) asesores y los técnicos del departamento de Cooperativas Escolares

 

El objetivo principal de este instructivo es lograr y proporcionar una herramienta de apoyo a los principales actores que se desempeñan en el área de cooperativas, sin necesidad de un técnico de contabilidad .En  tal sentido, hemos incluido todos los formularios a utilizarse y los pasos correspondientes para la realización de los procesos contables.

 

           Dicho instructivo está escrito en base a una contabilidad simple, adecuado para aquellos que no tengan nociones sobre esta materia.

 

 

 

                                                                                                     

 

                                 

   CONTABILIDAD:

        

         Es la ciencia y el arte de anotar en libros adecuados, las operaciones financieras de una entidad u organización, con el propósito de determinar cuales han sido sus  resultados económicos y su situación financiera.

 

a) Ciencia: Porque investiga, revisa  y analiza en busca de resultados.

b) Arte: Porque registra utilizando técnicas adecuadas.

 

La contabilidad, es esencial para la operación exitosa de cualquier entidad o negocio con o sin fines de lucros.

 

 

TERMINOLOGIAS CONTABLES (LENGUAJE)

 

Debe: es igual al débito, que significa entrada en término cuantitativo y se define como la casilla de los libros de contabilidad donde se anotan las entradas que se produzcan.

 

Haber: es igual al crédito que significa salida y se define como la casilla de los libros de contabilidad donde se anotan las entradas que se produzcan.                         

 

Balance: es la diferencia existente entre la suma de las anotaciones la suma de las anotaciones del HABER

 

Cuenta de Activo: agrupa los elementos patrimoniales que significan  bienes y derechos.

 

Cuentas de Pasivo: agrupa los elementos que significan para la empresa deudas u obligaciones.

 

Cuenta de capital neto: está formado por la cantidad que hay en caja, banco, cuentas por cobrar y mercancías, menos las deudas o cuentas por pagar.

 

 

 

SISTEMAS CONTABLES:

 

         Es el conjunto de formas o normas creado para el registro o anotaciones de las operaciones financieras de una empresa,  negocio o institución a través de libros o libretas, documentos y controles.

 

a) Libros: conjunto de libretas con rayados adecuados, utilizados para las anotaciones de las operaciones financieras.

 

b) Documentos: conjunto para el aval de las anotaciones.

 

c) Documentos: conjunto de medidas y procedimientos que hacen posible que una organización opere e conformidad con los planes y políticas de la gerencia

 

El objetivo fundamental de un sistema de contabilidad es información útil.

 

El objetivo de un sistema de control interno, es mantener a la empresa operando de acuerdo con los planes o políticas de la gerencia.

 

El sistema de contabilidad depende de los procedimientos del control interno para asegurar la confiabilidad de los datos contables. Estos dos sistemas están estrechamente relacionados; pues cada uno depende considerablemente del otro.

Hay tres tipos de sistemas contables:

 Simple, por partida doble y Compurizada

 

a) Simple: es aquel que no utiliza los libros legales que requiere la ley, y sólo utiliza libros auxiliares.

 

b) Por partida doble: fue creado por Fray Lucas Parcioli de Venecia, en 1494  y aplicada en 1519, utiliza los libros que requiere la ley  y los auxiliares cuyas anotaciones se efectúan a mano.

 

c) Computarizado: para las anotaciones utiliza aparatos computadores con Diskette y disco duro.

 

 

El sistema de contabilidad de las Cooperativas Escolares, es un sistema contable sencillo o simple, y consiste en lo siguiente:

 

- Tarjeta de Ahorros

- Cuenta Individual del Socio

- Formulario reinventario de mercancías

- Un libro de Ingresos

- Formulario de reporte financiero

 

 

 

 

1- Tarjetas de ahorro: Sirve para las anotaciones de  los depósitos, retiros  y excedentes ( interés) que obtenga el socio luego de pasarse los inventarios. Esta tarjeta el socio/a debe mantener en su poder.

 

 

Caso Ilustrativo

 

Nombre:                                                                    No.

FECHA

DEPOSITO

INTERESES

BALANCE

FIRMA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2- Cuenta Individual del Socio: Se utiliza para el registro individual de todas las operaciones del socio, la cual va a servir de aval para  las anotaciones  en la tarjeta; y debe permanecer en la cooperativa.

 

 

Caso Ilustrativo:

 

Nombre: _______________________             Cuenta No. __________

Escuela: _______________________________

 

 

FECHA

 

DETALLES

 

    FOLIO

 

    DEBE

 

HABER

 

BALANCE

04-02-05

Ahorro

 

 

 

 

06-02-05

Ahorro

 

 

 

 

10-02-05

Ahorro

 

 

 

 

15-02-05

Retiro

 

 

 

 

30-02-05

Intereses Gan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2.- Cuenta individual del socio (Hoja  Diseñada).

 

Hoja   No________         Dist. Coop.  No______                                  

 

 

Nombre del Ahorrante: ____________________________   No.__________

 

Curso: _____________________________________________________________

 

_________Escuela_____________________________Telé._____________

 

 

 

 

Fecha

 

Detalles

 

 

Referencias

 

Depósito (DEBE)

 

Retiro (HABER)

 

Balance

 

 

 

 

 

            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Formulario de Inventario de Mercancías

 

 

 

Cooperativa Escolar_____________________                       Fecha________

 

CANTIDAD

ARTICULOS

PRECIO UNITARIO

TOTAL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4- Formulario de Reporte Financiero: Sirve para registrar en término cuantitativo o monetario todas las actividades financieras de la Cooperativa en un momento dado.

Caso Ilustrativo:

 

 

 

Formulario de Reporte Financiero

 

COOPERATIVA ESCOLAR  RAMON M.

MELLA

Direccíón: Calle 20 #15, Villa Mella

Lugar: Juana Saltitopa, Sto. Dgo.

Telefono 000-0000

Fecha : 30-06-97      Asesor:

 CANTIDAD DE:

Socio: 300

Inactivos -0-            Activos  300

APORTES DE LOS SOCIOS RD$

Activo 10,000.00

Inactivos -0-             Total   10,000.00

Efectivo en caja RD$        2,000.00

Efectivos en Banco   RD$   3,000.00

Existentencia Mercancia   12,000.00

Cuentas por cobrar    RD$   1,000.00

Cuestas por pagar RD$       1,000.00

Prestamo Recibido    RD$   1,000.00

Total a Pagar

RD$  2,000.00

Capital Neto

RD$  16,000.00

Beneficios del Periodo

RD$   6,000.00

Perdida  RD$-0-

Faltantes RD$ -0-

RESERVAS

RESERVA AYUDA A LA ESCUELA 

Anterior -0-

Actual 600.00                  Total   600.00

RESERVA EDUCATIVA RD$

Anterior -0-

Actual 300.00                   Total   300.00

RESERVA ESPECIAL RD$

Anterior -0-

Actual 600.00                   Total  600.00

Cantidad a Distribuir RD$  4,500.00

Cantidad por cada peso     RD$ 0.45

 

 

 

 

 

Observaciones:

 

 

Mobiliarios y Equipo:

Un archivo, una grapadora, una calculadora, un abanico.

 

Presidente                                Maestro asesor               Contador

____________________        ________________           ______________

 

 

 

 

5-DEFINICIÓM DE LAS CUENTAS QUE  INTEGRAN EL REPORTE FINANCIERO.

 

 

Socios activos: son aquellos que se mantienen en participación permanente en las actividades o servicios que ofrece la cooperativa.

 

Socios inactivos: son aquellos socios que tienen un largo período (más de un año) sin participar en las actividades de la cooperativa.

 

Socios honoríficos: son aquellos que  no son estudiantes. Dentro de este renglón tenemos el personal docente, el personal de apoyo, etc. La participación de este tipo de socios en los beneficios de la cooperativa es limitada, sólo gana intereses hasta trescientos pesos (D$300.00) por cada socio.

 

Aportes de los socios: es la cantidad aportada por los socios en la Cooperativa Escolar.

 

Efectivo en Caja: cantidad de dinero en efectivo

 

Efectivo en Banco: cantidad de dinero en el banco.

 

Existencia en Mercancías: cantidad de mercancías disponibles en ese momento.

 

Cuentas por cobrar: es la cantidad de dinero que le deben a la cooperativa

 

Cuentas por pagar: cantidad de dinero que la cooperativa le debe a otras

 

Préstamo recibido: cantidad de dinero que la cooperativa tomó prestado a

otros

Capital neto: está formado por: el efectivo en caja en banco, las cuentas por cobrar, y la cantidad de mercancías menos todos los por pagar.

 

Pérdidas: Esto ocurre cuando los aportes de los socios más las reservas acumulados exceden al capital neto.

 

Faltantes: esto ocurre cuando surge diferencia negativa entre los aportes de los socios y el capital neto sin la Cooperativa haber realizado ningún tipo de actividad comercial.

 

 

RESERVAS APARTADAS

 

Las normas cooperativitas, contemplan apartar tres reservas que equivalen al 30% de los beneficios del período.

 

         Ese 30% se distribuye de la siguiente manera:

 

·  20% reserva ayuda a la escuela: Esta reserva es para compra de materiales de limpieza y otras necesidades de la escuela.

 

·   5% reserva especial: Esta reserva es para eventualidades que se les presenten a la cooperativa.

 

·   5% reserva educativa: Esta reserva es para los cursos educativos a los socios directivos.

 

         Para la distribución de los beneficios se divide el monto de los beneficios netos entre el monto de los aportes de los socios activos y el resultado de eso se multiplica por el aporte individual de cada socio.

 

Cantidad a distribuir: Esta equivale al 70% de los beneficios del período, o sea, los beneficios del período menos las reservas.

 

- Cantidad por cada peso: Es lo que corresponde al socio por cada peso ahorrado.

 

 

- Mobiliarios y Equipos: Estos forman parte del activo (bienes) de la cooperativa, por lo que hay que contemplarlos en el reporte financiero

 

 

 

RELACIONES DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS DE LAS COOPERATIVAS ESCOLARES: Para el detalle general de los resultados financieros de las cooperativas escolares.

 

 

 

Relación de las Operaciones Financieras de las Cooperativas.

 

    REGIONAL DE __________________________   No._______

 

 

Nombre de la Escuela

Cantidad de socios

Capital aportado

Capital neto

Beneficios del año

Beneficios distribuidos

Reserva Educativa

Reserva ayuda a la Escuela

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PROCEDIMIENTO PARA PASARLES  INVENTARIO A LAS COOPERATIVAS ESCOLARES.

 

 

1) Mandar a cerrar la puerta del local de expedio de la mercancía de la Cooperativa Escolar.

 

2) Ir contando cada uno de los tipos de mercancía a precio de compra.

 

3) Contar el dinero que esté efectivo guardado.

 

4) Determinar la cantidad de cuentas por cobrar.

 

5) Procurar la libreta del dinero que está en el Banco para anotar la cantidad en forma de reporte financiero.

 

6) Determinar la cantidad de cuentas por pagar.

 

7) Determinar el monto de aportes de los socios activos.

 

8) Determinar el monto de aporte de los socios inactivos.

 

9) Determinar la cantidad de  socios activos.

 

10) Determinar la cantidad de socios inactivos.

 

11) Proceder a llenar el formulario de reporte financiero.

 

12) Determinar el capital neto, que está formado por: el efectivo en caja + el efectivo en Banco + el monto de las cuentas por cobrar + el monto existencia de mercancías – el monto de las cuentas por cobrar.

 

13) Determinar los beneficios del año, que están formados por

El capital neto – el monto de aportes de los socios  – las reservas anteriores.

 

 14) Efectuar las distribuciones de la forma siguiente:

  

      a) 20% de los beneficios para ayuda a la escuela.

 

      b  5% de los beneficios para reserva educativa.

 

      c) 5 % de los beneficios para reserva especial.

 

|El monto que sobre es la cantidad a distribuir a los socios,  que se divide entre el monto de aportes de los socios activos, después de aportadas dichas reservas.

Instruir a la maestra asesora, para que efectúe o realice la distribución individual a los socios activos, multiplicando el resultado de la operación anterior, por el aporte de cada socio. 

 

Recoger las firmas que indica el formulario de reporte financiero, y luego

Sacarle 7 fotocopias:

 

*Una para la maestra asesora

*Una para el director (a) de  la escuela

*Una para el presidente (a) de la cooperativa escolar

*Una para la regional

*Una para el departamento de Cooperativas Escolares

*Una para el presidente de la sociedad de padres

*Una para el director (a) del distrito. 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
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